O que fazer quando a agenda estiver com excesso de prioridades?

Como sair de uma situação de urgências acumuladas? Para responder a estas questões, deixo alguns passos.

Por Christian Barbosa

Se você tem uma agenda tomada por uma quantidade muito grande de urgências, mas não sabe como resolver este problema, você não está sozinho. Com frequência, ouço reclamações de pessoas com situações semelhantes em que o volume de pendências extrapola, em muito, a capacidade de execução dessas atividades.

Há um caso de uma agenda que era composta por quase três páginas de caderno com tarefas atrasadas, além das demandas que não paravam de chegar durante o dia. Então o que fazer quando os métodos tradicionais de planejamento não funcionam? Como sair de uma situação de urgências acumuladas? Para responder a estas questões, deixo abaixo alguns passos:

Qual o tamanho do seu problema? - A primeira providência para resolver o caos é entender qual o "tamanho do buraco". Para isso, é preciso listar todas as atividades pendentes, verificar as reuniões marcadas, os e-mails, as tarefas inacabadas e colocar tudo em forma de uma grande lista. Feito isso, ao lado de cada atividade coloque a duração prevista (em minutos ou horas);

Classifique as suas atividades - Como tudo está pendente mesmo, boa parte das atividades não são verdadeiras urgências. Uma parcela delas pode aguardar para ser resolvida; algumas podem até ser canceladas ou delegadas; e outras realmente tem uma urgência significativa. Ao lado da duração das tarefas, classifique os itens como Importantes (há mais tempo para se fazer), Circunstanciais (não são necessárias) ou Urgentes (precisam ser feitas imediatamente);

Priorize e planeje o que deve ser feito - Com as atividades identificadas e classificadas, o próximo passo é priorizar as urgências. Coloque uma ordem numérica e seqüencial das urgências que devem ser resolvidas primeiramente (uma dica é priorizar as tarefas com menor duração, pois são mais rápidas e fáceis de serem resolvidas). Depois, continue sua ordenação com as atividades importantes e por último as circunstanciais, que são aquelas que não trarão reais benefícios e classificam-se como perda de tempo;

Visualize a sua semana – Com a priorização e o planejamento feitos, pegue a sua agenda e visualize a situação da próxima semana para alocar essas prioridades, seguindo a ordem ao longo dos dias. Neste período, o ideal é você minimizar ou evitar períodos de reuniões. Esteja pronto para ser assertivo e dizer não para qualquer atividade circunstancial que venha a aparecer. Priorize para cada dia da semana apenas aquilo que será feito. Seja realista com você mesmo!;

Peça ajuda e negocie com sua equipe/chefe - Converse com a sua equipe ou chefe e mostre seu plano de ação para resolver as pendências. Peça a colaboração para evitar ser interrompido, ajuda para as novas atividades e o bom senso no uso de e-mails (afinal, é apenas um período passageiro até você resolver este quadro). Veja, das atividades priorizadas, se algo pode ser delegado e passe para a equipe;

Compromisso com você mesmo - Finalmente, para sair dessa situação, você precisa estar bastante comprometido com você mesmo. Nesta semana, provavelmente precisará trabalhar um pouco mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais assertivo. Lembre-se de que esses momentos devem ser raros em sua vida!

Se você está entrando neste caos constantemente, algo pode estar errado com a forma como tem planejado a sua vida. Em alguns momentos, este caos se torna-se inevitável, mas é um momento passageiro, que exige um período de dedicação. O ideal é que depois tudo volte ao normal.

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Orçamento empresarial ameniza riscos de negócios

Veja alguns aspectos que executivos devem ficar mais atentos

Por Marcos Rodrigues, Administradores.com.br


Novas ideias, artigos, palestras são disseminadas diariamente para mostrar ao empreendedor qual caminho o levará ao sucesso. No entanto, o que realmente ajuda a mitigar os riscos do mundo corporativo é o orçamento empresarial, tanto o anual, conhecido como budget, e também o business plan, que é para um período maior. Essa ferramenta é fundamental para a "saúde" da empresa, não importando o porte ou o segmento.

Mesmo que o Brasil tenha mostrado a eficiência de sua gestão e das empresas através da superação imediata na crise mundial, vários administradores ainda têm a visão meramente burocrática de um orçamento empresarial.

O orçamento tem como objetivo prever os resultados a serem alcançados pela organização. É com ele que a administração inicia o planejamento das metas tais como, a participação no mercado, comercialização de novos produtos ou serviços, faturamento entre outros e define os limites de investimentos, custos e despesas necessários para atingi-las.

Para a elaboração, todas as áreas devem participar, sendo recomendada a discussão dos objetivos com todos os níveis hierárquicos da empresa, buscando integrar e comprometer os colaboradores, pois serão eles os responsáveis pelos resultados almejados.

No entanto, um orçamento está fadado ao insucesso se não considerar os seguintes aspectos:
ser realista: apresentar objetivos desafiadores e motivadores e que, dentro da visão da empresa, sejam factíveis de serem alcançados.
ser detalhista: especificar as metas cada uma das etapas do orçamento: Quem é o responsável? Como será feito? Quando?
ser participativo: envolver os colaboradores chaves no processo de preparação do orçamento e no de definição de metas e de controles do mesmo. Ele deve ser participativo do início ao fim.
ser controlado: não há finalidade ou benefício na utilização dessa ferramenta se a empresa não tiver condições de monitorar o seu cumprimento, comparando o resultado orçado versus o realizado e buscando justificativas para as variações.
O budget deve ser elaborado alguns meses com antecedência do fim do exercício e passará pelas fases de revisão do orçamento empresarial, definição das diretrizes e metas, planejamento, coleta de informações, elaboração do orçamento por área, consolidação do orçamento anual, discussão com os envolvidos, aprovação, implantação e controle.

Os principais pontos a serem considerados na elaboração do orçamento são: a previsão de vendas, pois é em função dessa variável que serão estimados o volume de produção, a necessidade de mão de obra, estoques, investimentos e outros gastos; os fatores internos: capacidade produtiva e níveis de investimento; e os fatores externos: concorrentes, crescimento do mercado, variações de preços, etc.

Cabe ressaltar que uma das maiores falhas dos orçamentos é que, após um processo rigoroso de elaboração e implementação, a administração não acompanha e nem cobra das áreas o seu cumprimento. Quando bem controlado, um orçamento pode gerar redução de despesas, manutenção dos níveis de endividamento e, em muitos casos, a criação de uma cultura de controle.

Um orçamento tem por princípio prever os volumes de vendas, e conseqüentemente, as quantidades e o momento de adquirir as matérias-primas. Isso permite um melhor planejamento da área de suprimentos, que pode negociar contratos maiores, com entregas parciais, garantindo melhor preço e menos tempo de estocagem, além de permitir o planejamento do volume de produção.

Isso faz a diferença para uma empresa preparada para o mercado, pois a qualquer alteração, todos estão envolvidos, comprometidos e com absoluto controle no negócio.

Marcos Rodrigues - Gerente de auditoria da PP&C Auditores Associados e contador e administrador de empresas, com MBA em Gestão Empresarial pela USP. Possui experiência na execução e gerenciamento de trabalhos de auditoria e consultoria externa, com destaque para os serviços de auditoria de demonstrações contábeis, revisões especiais para fins de aquisições e fusões

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Quanto você paga pela falta de foco?

A tecnologia e o ambiente de trabalho têm sido fatores determinantes para todo mundo deixar de manter a concentração de determinadas tarefa

Por Christian Barbosa

Se te perguntassem hoje, neste exato momento, quantas vezes você perdeu o seu foco com outras atividades, ligações, e-mails, redes sociais ou pessoas, provavelmente diria que foram inúmeras as pausas, não é mesmo? Um ingrediente que está em falta no dia-a-dia das pessoas, cada vez mais, é o foco.

A tecnologia e o ambiente de trabalho têm sido fatores determinantes para todo mundo deixar de manter a concentração de determinadas tarefas.

Essa "desatenção" cria, consequentemente, o modelo de "multi-tarefação", ou seja, as pessoas preferem adotar esse método para correr atrás do tempo perdido e realizar todas as pendências em curto prazo. Feito alguns cálculos, consegui avaliar que "multitarefar" pode custar de 1 à 3 horas por dia. Isso quer dizer que, se cumpríssemos apenas uma atividade por vez economizaríamos algumas horas diárias, produzindo o mesmo volume de atividades, em um menor espaço de tempo.

De acordo com pesquisa realizada pela Workplace Options, empresa especializada em serviços de Estrutura Analítica de Projetos (EAP) para analisar o resultado da perda de foco, ao serem questionados, 53% dos entrevistados afirmaram que as distrações no ambiente de trabalho afetam sua produtividade. Segundo Jonathan Spira, co-autor do estudo, estas distrações chegam a custar US$ 650 bilhões por ano! É muito dinheiro gasto de maneira improdutiva, não é mesmo?

A pesquisa ainda questionou os profissionais sobre o uso da tecnologia nas empresas. Para 60% dos trabalhadores, ter um smartphone auxilia no aumento da produtividade. Já 35% afirmaram que esses equipamentos aumentam o nível de distrações durante o dia e, para 50% dos participantes esse padrão se replica na vida pessoal.

Agora, somando o problema dos aparelhos tecnológicos com as redes sociais, a situação se agrava. No estudo, 55% dos entrevistados sentem que acessar esses meios de comunicação no trabalho aumenta um pouco ou de forma significante o volume de distração. Imagine mais da metade de sua empresa deixando de prospectar novos clientes, criar os relatórios do mês ou pensar em novas ações por terem dedicado tempo às atividades circunstanciais, aquelas que não trazem resultados efetivos. Provavelmente toda a produtividade do seu negócio seria comprometida.

Outro resultado importante divulgado na pesquisa remete ao que todos nós já percebemos: 42% dos entrevistados estendem o seu horário de expediente para poder trabalhar sem serem interrompidos. Isso é a tradução de que as pessoas estão precisando de mais tempo para fazer as mesmas atividades que fariam durante um dia normal de trabalho, caso não fossem interrompidas com todas essas demandas.

E esse problema não fica só na pesquisa, há consequências: cerca de 1/4 dos entrevistados conhecem alguém que foi demitido por perder tempo no escritório com esses tipos de distrações. E você, anda perdendo o seu foco?

Veja algumas ações que podem auxiliar para você cumprir suas atividades mais concentrado:

· E-mail – Ficar com e-mail aberto faz o nível de interrupções crescer e aumenta a sensação de atividades por fazer. Defina períodos para lidar com as suas mensagens;

· Redes Sociais – Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize em eventuais intervalos do dia ou no horário de almoço.

· Pessoas – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os e-mails, concede informações e delega atividades.

· Ainda está com falta de foco? – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outras tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

E lembre-se: não ter foco para cumprir suas atividades diárias pode custar bilhões de dólares! E mais, o problema só tende a se agravar. Então, vá atrás da concentração e seja mais produtivo!

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Liderança no século 21

por Por Mateus Soares*

08/09/2010

Em artigo, auditor traça o perfil do executivo contemporâneo

O chefe controlador, que faz tremer os membros da equipe cada vez que assoma à porta, é uma figura em franco declínio. Ninguém mais acredita que chefe bom é aquele que comanda o time com o tal "punho de ferro". Se ele encara seus colaboradores como "braços", está equivocado. Mas, se os enxerga e respeita como "mentes produtivas", está certíssimo. O líder do século 21 tem uma visão ampla do negócio e é capaz de estabelecer uma profunda sinergia com a equipe. É por meio desse relacionamento estrategicamente construtivo, e não da opressão e da cobrança, que ele consegue extrair o melhor desempenho de seus pares e subordinados. Hoje, a chefia é exercida com maior mérito por aqueles que não se prendem a camisas-de-força teóricas. O executivo do século 21 é criativo e aberto a novas culturas, estabelece uma comunicação franca e efetiva com a equipe, sabe ouvir e filtrar as informações que chegam até ele e não teme revisar métodos e processos a fim de se adequar às demandas do mercado - e, mais importante ainda, ele possui originalidade e arrojo suficientes para criar novas demandas. Quanto mais inova, mais ele inspira aqueles com os quais trabalha. Outro aspecto interessante diz respeito à formação do executivo moderno. Em um mundo globalizado, onde os patamares de exigência são definidos segundo parâmetros internacionais, é fundamental possuir uma sólida estrutura de formação para dar conta da competição acirrada. Por isso, quanto mais abrangentes forem as experiências de um profissional, melhor para ele e para a empresa. Afinal, o líder não precisa ser um especialista, mas um bom estrategista, pois as competências específicas podem ser aprendidas. E aí entra mais uma qualidade desejável: a obsessão por absorver novos conhecimentos. A crise econômica de 2008/2009 mostrou que as melhores condições de enfrentamento estiveram nas mãos daqueles que, com muito jogo de cintura, conseguiram se adaptar às novas situações e foram capazes de transformar desafios em oportunidades. Aliás, intimidar-se é algo fora de cogitação para o líder ideal dessa nova era: em qualquer circunstância, ele deve estar munido de ambição e ousadia para avançar. Evidentemente, avança quem tem coragem para tomar decisões. Por isso, a autoconfiança também é qualidade imprescindível para o novo líder. Ele não pode se esquivar de situações desconfortáveis que exijam medidas assertivas respaldadas na realidade. Mas, com toda a certeza, é o que deve ser trilhado. Sempre! * Mateus Soares é sócio-diretor da BDO, rede mundial de auditoria, tributos e advisory services. **As opiniões dos artigos/colunistas aqui publicadas refletem unicamente a posição de seu autor, não caracterizando endosso, recomendação ou favorecimento por parte da IT Mídia ou quaisquer outros envolvidos nesta publicação

Cinco ações para preservar talentos dentro das organizações

 Atualmente, é comum observar que muitas organizações estão preocupadas em adotar, quase que exclusivamente, programas de incentivos financeiros, baseados nas competências específicas de cada organização

Por Maria Eugenia Gutierrez, www.administradores.com.br

O talento humano é um dos mais valiosos recursos de uma organização, o qual temos que aprender a promover e manter. Consequentemente é importante que as empresas gerem políticas eficientes para preservar os melhores colaboradores, ou seja, as pessoas realmente capazes de contribuir para o desenvolvimento das organizações. Mas como, afinal, preservar estes talentos dentro das organizações?

Atualmente, é comum observar que muitas organizações estão preocupadas em adotar, quase que exclusivamente, programas de incentivos financeiros, baseados nas competências específicas de cada organização. Entretanto, este incentivo, aplicado isoladamente, muitas vezes torna-se apenas uma forma paliativa de se estimular a motivação e, que, mesmo que esta seja alcançada, seu efeito de duração será muito breve. Sendo assim, com o decorrer do tempo não será solucionado o problema da permanência dos talentos, nem haverá aumento do comprometimento das pessoas.

Uma solução que vem sendo utilizada por diversas empresas, entre elas organizações que são referências em suas áreas de atuação, como Google, Dell, Novartis, Toyota, entre outras, é a mudança de foco em relação aos processos de gestão e valorização profissional. Estimulando a atitude e a autonomia do colaborador o mesmo se sentirá útil e enxergará oportunidade de crescimento dentro das empresas. Isso, além de gerar comprometimento, irá fazer a pessoa admirar a gestão da empresa que trabalha.

Para que esses processos gerem os resultados necessários para a organização, as lideranças e os departamentos de recursos humanos precisam manter sua atenção constantemente voltada para algumas ações importantes, tais como:

• Apoiar os colaboradores, para que participem ativamente de diferentes decisões e ações da organização. Tendo voz ativa dentro da empresa e colaborando com decisões a serem tomadas, além de fazer o colaborador se sentir útil, ajudará a empresa a reduzir seus custos e formar grandes líderes e liderados;

• Sendo ouvidos durante a inicialização de algum determinado projeto, o colaborador mostrará sua verdadeira capacidade profissional e de inovação. Eventualmente, isto poderá ter um significado motivacional mais importante para o colaborador do que, em muitos casos, uma própria promoção;

• Conceber políticas de recursos humanos abrangentes, que proporcionem um clima organizacional satisfatório, uma comunicação interna adequada e eficiente que vise à solução de conflitos e que sirva de alicerce para o verdadeiro trabalho em equipe;

• Lembrar sempre que não há plano de desenvolvimento sem um entendimento prévio entre a organização e o individuo. Para que isto seja possível, é preciso realmente conhecer as necessidades dos colaboradores e fazer que os colaboradores sintam realmente as perspectivas da empresa;

• Reconhecer o trabalho realizado, a iniciativa individual e a disponibilidade do colaborador, também é fundamental para estimular a vontade de superação e de querer ser e fazer cada vez melhor do indivíduo.

Tornar esses passos realidade são um desafio, que não será vencido a menos que o líder realmente acredite no potencial e na capacidade de desenvolvimento de sua equipe. Além disso, é preciso crer na capacidade da organização de se repensar, entendendo que o seu colaborador entrega, agrega e soma à organização suas ideias, sua criatividade e todo seu potencial.

Maria Eugenia Gutierrez - consultora da Muttare, consultoria de gestão, fundada em 2002 

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O clima esquentou! Como lidar com conflito na empresa?

O principal problema em relação aos choques internos está em não resolvê-los, afirma o consultor da Human Brasil

Por Equipe InfoMoney, InfoMoney

Conflitos são inerentes ao ser humano. Por isso, eles ocorrem no mundo corporativo e, ao contrário do que muitos possam imaginar, o principal problema em relação aos choques corporativos está em não resolvê-los. 

“Um conflito normalmente ocorre quando há divergências de ideias e opiniões, onde há necessidades, interesses e problemas distintos”, afirma o diretor de Operações da consultoria Human Brasil, Fernando Montero da Costa.

Motivos

 
O especialista lista o que leva aos conflitos nas empresas:

• Escassez de recursos
• Situações de interdependência
• Falta de informação (o processo de comunicação interno não é claro nem efetivo na empresa)
• Falta de clareza nas responsabilidades e funções
• Valores e cultura da empresa são distintos e podem não condizer com os de seus empregados
• Situações de imposição de poder e força
• Oscilações no clima interno e nas relações estabelecidas dentro da organização
• Conflitos encobertos
• Clima competitivo ou de “escassez” de reconhecimento
• Divergências de estilos, habilidades e competências de atuação tanto entre líderes quanto entre os empregados da organização
• Existência de inseguranças internas - Medo de “perder” (controle, poder, etc)

A arte de resolver conflitos

O gestor que lida com conflitos tem de se adaptar a duas regras bem definidas: a disposição em cooperar com a sua solução e a defesa dos interesses próprios.

“A combinação de ambas as dimensões dá lugar a distintas formas de abordar um conflito nas organizações”, avalia Montero. Conheça algumas dicas que podem ser utilizadas para "apagar o incêndio" dentro das organizações: 

• Fugir do conflito
• Acomodar-se à situação, numa relação: eu perco, e o outro ganha
• Solução de compromisso na qual ninguém perde mais do que o outro, ou seja, partem-se as diferenças
• Enfrentar o conflito numa relação competitiva: eu ganho e o outro perde
• Colaborar de maneira assertiva, estabelecendo ao final uma relação: ganha x ganha

“Tendências modernas de gestão de recursos humanos mostram que, na dúvida sobre qual estilo de abordagem de conflitos mais apropriado, recomenda-se que se adote uma postura mais assertiva/colaborativa, quando possível”, afirma o consultor.

Segundo ele, é fundamental desenvolver tanto a empatia quanto o exercício do feedback emocional nas relações interpessoais com subordinados, superiores e colegas.

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Rede Social sobre SPED atinge a marca de 10 mil usuários

Rede Social sobre SPED atinge a marca de 10 mil usuários

Notícia enviada por Daniela Guerra

(daniela.guerra@globo.com)

13/09/2010 às 11:25

Maior comunidade virtual sobre o Sistema Público de Escrituração Digital no país cresce quase 900% em apenas um ano A Aliz Inteligência Sustentável, especialista em gestão fiscal e tributária comemora a marca de 10 mil usuários ativos em sua rede virtual SPED Brasil, mediada por Jorge Campos, um dos mais renomados especialistas fiscais do país. “Em menos de um ano conseguimos um aumento de 900% de usuários cadastrados na comunidade e as discussões estão cada vez mais ricas. É uma troca, satisfatória” conta Campos. O Sped Brasil é hoje a maior rede virtual sobre Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) no Brasil e promove discussões e trocas de experiência sobre o tema e seus impactos nas organizações. "O sucesso da comunidade veio pela complexidade do tema e do grande impacto causado nas empresas nacionais e multinacionais. O público é variado, com perfil estratégico nas áreas fiscal, tecnologia e financeira, alguns jornalistas e parceiros interessados no tema, inclusive o próprio fisco", finaliza o especialista. A comunidade, gratuita, tem como objetivo estimular o aprendizado entre os participantes e elevar a discussão sobre o SPED. Com a iniciativa, a Aliz espera que o cenário fiscal brasileiro possa ser desvendado de maneira fácil, possibilitando maior qualidade das informações e garantindo os prazos de entrega das obrigações. Serviço: www.spedbrasil.net

Qual é o seu ativo mais valioso?

Especialista fala sobre os prejuízos com a perda ou uso indevido de dados corporativos

Sem dúvida, a resposta a essa indagação seria: informação. Listas de clientes, informações de produtos, dados de mercado, preço, custo, promoções ou descontos, dados pessoais de clientes, funcionários ou parceiros, emails, contratos, prontuários médicos e a lista poderia seguir indefinidamente. Mas, e se essas informações, por algum motivo, não estiverem mais sob controle de sua empresa?

Estudos publicados por diversas organizações e institutos de pesquisa mostram que a perda de dados é mais comum do que parece: centenas de milhões de registros são comprometidos a cada ano, no mundo inteiro. Milhares de incidentes acontecem diariamente, no entanto apenas alguns se tornam públicos, como o recente episódio que expôs os dados de 12 milhões de estudantes do Enem.

O mais completo estudo desse tipo de incidente foi conduzido pela Digital Forensics Association (DFA) e computou mais de 2.800 incidentes ao longo de cinco anos, envolvendo o vazamento ou roubo de mais de 720 milhões de registros em 28 países. Para se ter uma ideia da dimensão do problema, o episódio recente do Enem representaria menos de 2% dessa fatia.

De acordo com a mesma pesquisa, 49% de todos os casos estudados foram ocasionados pela perda de computadores portáteis e em 95% desses casos o notebook foi roubado. A contar pelo número de registros, o vetor que mais influenciou foi o dos “hacks”, compostos por acesso e uso indevido, roubo de credenciais, malware, SQL Injection, com 327 milhões de registros afetados. O segundo maior vetor de perda de dados, porém, foi a categoria Drive/Mídia (discos e pen drives) com quase 150 milhões de registros violados. Observa-se que essa categoria vem ampliando seu grau de vulnerabilidade em decorrência da onipresença dos dispositivos USB, apesar de ser tão facilmente mitigado com a utilização da criptografia.

Os vazamentos não detectados podem ser particularmente perigosos. Não se pode remediar uma situação desconhecida e, talvez, quando o episódio se torne conhecido seja tarde demais. Por isso, políticas de segurança e controles devem ser cada vez mais reforçados. Outro dado preocupante é que, no Brasil, ainda não há legislação que torne obrigatória a divulgação pública por empresas que sofram esse tipo de violação, e que as mesmas notifiquem as partes afetadas,  como determina a legislação em 46 dos 50 estados norte americanos. Porém, mesmo nos Estados Unidos, não existe um órgão que centralize essa regulamentação e as leis variam muito de estado para estado.

Nesse contexto, o vazamento ou a violação de dados corporativos é uma grave ameaça ao maior patrimônio das empresas, podendo causar danos irreparáveis. E tudo isso pode custar caro. Segundo estudo do Instituto Ponemon, nos Estados Unidos, o custo médio das empresas pesquisadas com a perda ou roubo de informações foi de US$ 6,75 milhões, gerando uma perda de receita/negócios associada de US$ 4,5 milhões. O maior prejuízo identificado custou US$ 31 milhões para ser remediado. E seus dados? Estão protegidos?

Rodrigo Moura Fernandes (Country manager da AlertBoot no Brasil. Especialista em segurança da informação. Possui 15 anos de experiência nesta área, atuando em diversas funções executivas em grandes empresas nas áreas de tecnologia da informação e gestão de risco)

HSM Online
22/09/2010

Que lições um concorrente pode ensinar?

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